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インターネット購買システムWAO! ダウングレードオプションで必要な機能だけ安価に導入(相見積・合見積・単価登録)
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インターネット購買システムWAO!は企業の購買業務プロセスにある購入の要求申請・見積照会・発注決裁・納期確認・納品受入までを一気通貫に管理します。

WebEDI機能や購買・調達部門内の業務支援だけでなく、購入要求起票や納品受入といった要求部門の活動も支援します。
概要をまだご覧になっていない場合はまずこちらからどうぞ。

インターネット購買システムWAO!ではより安価に、必要機能を絞りながら段階的に導入できるようダウングレードオプション(D,E)をご用意いたしました。

「インターネット購買システムWAO!合見積モード」とは?

要求部門での購入伝票作成から購買調達部門での受付・見積・発注諸業務、受入部門での受入登録・分納依頼、取引先との請求確認などを一括管理する購買系ウェブEDI 「インターネット購買システムWAO!」の諸機能の中から合見積機能を特出したダウングレードオプションのことです。
グレードE 10万円 グレードD(E+添付ファイル機能) 60万円 ASPサービス価格情報

「インターネット購買システムWAO!合見積モード」はここが違う!

証拠(見積書)と入手・選定・単価登録承認のプロセスを一元管理できます。
お取引先側の商材管理機能(自社品名・商材画像)がついてきます。
安価に登録単価の発注承認・発注機能にアップグレードできます。

「インターネット購買システムWAO!合見積モード」はここに効く!

ウェブEDIで簡単に合見積を行いたい。
見積書のデータベース化を行いたい。
入手した見積書の品名・価格をマスタ化し、単価マスタを構築したい。


購買システムWAO!のシステムフロー図
図は、購買システムWAO!のシステムフロー図です。(ダウングレードオプションDまたはE)

調達担当者が見積依頼を入力し、合見積を取ります。見積回答を確認して単価登録申請します。単価登録申請が決裁されますと、単価マスタに反映されます。見積依頼されるとお取引先のメールアドレスに対してeメールを発信します。お取引先はeメールを受信して新しい見積の発生を知り、見積依頼書や見積書を印刷し、回答します。お取引先は登録された自社単価を照会できます。


【請求の妥当性も実はよく見えないという経理の声】

「製品に使う原材料の購入なんかではなく、工場で使う備品や設備の消耗品なんかを
発注する際に使う承認システムで安くてよいものを探しています。」

「パンフレットやノベルティグッズなどの販促品などの購買管理を行うシステムはありますか。」

といったように、間接資材や備品・販促品などの経費で購入する物品の購入プロセスを
適切にコントロールしたいというニーズは強く存在します。


 
  電化製品メーカのT社では次のような問題がありました。

「間接資材の発注は製品の資材とは違って今でも紙で行っているだけど、

全体を把握するときに非常に不便なんだ。伝票毎に管理されていて一目で管理できないし、
あとでシステムに入力しないといけないしね。」

とお話されたのは、担当部署である購買課のN課長です。
N課長はお打合せのときに現状の問題点についてせきをきったように話しはじめました。

間接資材や備品・販促品などの経費で購入する物品の購入プロセスを適切にコントロールしたいというニーズは強く存在します。(本写真はイメージです。)
間接資材や備品・販促品などの経費で購入する物品の購入プロセスを適切にコントロールしたいというニーズは強く存在します。(本写真はイメージです。)


 
  N課長のお話を要約するとT社では間接資材の発注が煩雑な手作業手順で行われていて、
いくつかの問題が生じていました。

主な問題点は、次の4点でした。

1.購入依頼伝票を紙で回覧しているので伝達速度が遅い。

2.データ化される段階が非常に遅いので全体管理が難しい。

3.紙への起票とシステムへの入力と転記作業が発生する。

4.最後に情報が回ってくる経理からも
   「請求書が来るか入力がされるまではどのくらいの支払いが生じるか全くわからないし、
   請求の妥当性も実はよく見えない。
と懸念の声が出ている。

 
  【ASP利用で購買管理活動をすばやく立ち上げ】

そこで、導入を検討したのがASPのWeb購買システムです。

社内の購入申請承認ワークフローシステムと購入先である取引先に対して発注を行うWebEDIシステムとを組み合わせたASP (アプリケーションサービス)でした。

T社ではまず段階的導入ということで、フルパッケージの購入要求兼見積依頼の機能や発注機能は最終的には必要でしたが、当初はダウングレードオプションを選択し、合見積機能と単価登録機能を導入しました。

従来の紙の購入伝票による管理では一部購入決裁に不明な状況が発生しており部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありました。(本写真はイメージです。)
従来の紙の購入伝票による管理では一部購入決裁に不明な状況が発生しており部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありました。(本写真はイメージです。)


 
 

これにより、まず調達担当者がシステム機能の操作性にも慣れ、お取引先の参加も目標どおりとなった段階で購入要求・発注機能を導入し、要求部門に展開しました。

このサービスを導入する事により申請業務のスピードアップと牽制強化、
発注業務に掛かる業務時間の低減などの効果をあげました。

購入依頼者が申請内容を紙に書くのではなく最初からシステムに入力する事により、
申請から支払処理までのプロセスが転記レスで進むようになりました。

承認過程も承認登録ボタンをクリックするだけで、
すぐに次の担当や取引先へ依頼がまわるようになったので、注文書発行までの時間が
大きく短縮されました。

さらに購入申請や発注、納品、支払などの各過程で案件の 一覧が確認できるようになり
購入部署、購買課、経理課と案件の管理が非常に行いやすくなりました。

現在は一目で状況が把握できるようになっています。

【まとめ】

従来の紙の購入伝票による管理では一部購入決裁に不明な状況が発生しており
部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありましたが、
この点は改められ部門内の購入金額の管理を強めることができました。

購買課では間接資材に関する負荷がなくなり、より製品の原材料の調達の活動に集中できるようになりました。

経理部の方も請求金額の妥当性について判定できないという状況はなくなりつつあります。

発注決裁時点で発生しうる請求金額とその内容
(どんなものを誰の決裁でいつどこから購入したか)も照会できるようになったのです。

この点は、万が一の不正防止という点でも効果を期待されています。



 

 
 

インターネット購買システムWAO! 4つの効果

 
  【1】購入過程の可視化により内部統制を強化

社内の購入承認過程やお取引先との見積・発注・受入業務の可視化が図れ、購買業務の内部統制の強化に役立ちます。

【2】合見積常態化により購入先選定根拠明確化

複数の取引先への合見積をいつも容易に行えますので、購入先選定根拠を常に明確化できます。

【3】購買情報データベース化により購入費を低減

購買情報をデータベース化することにより購入情報を全社的に共有化でき、購入費のコストダウンに役立ちます。

【4】購入活動の電子化により業務コストを低減

購入伝票や購買書類を電子化することにより、購入要求から発注受入、文書保管管理に掛かる労務コストを低減します。

 

インターネット購買システムWAO!の請求機能オプションの改善イメージはこちらへ インターネット購買システムWAO!の2次取引先機能オプションの改善イメージはこちらへ インターネット購買システムWAO!の企業調査表機能オプションの改善イメージはこちらへ
 

インターネット購買システムWAO! 無料トライアルサービス詳細

 
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通話料無料 フリーアクセス 0120−939−431(受付時間:平日9:00〜17:30)
 
 

インターネット購買システムWAO! 5つの特徴

 
  【1】柔軟な承認フロー・要求と調達の担当権限分離

・承認フローは要求部門内で最大10段階、調達機能の発注申請でも最大10段階の承認フローが構成できます。
(ダウングレードオプションDまたはEの場合はこの機能はありません。調達部門内でのみ単価承認フローが最大10段階で組めます。調達部門内でのみといってもあくまでシステム的な属性としての調達部門なので、その10段階以内に実際の要求部門の責任者をフローに組み込むことは自由にできます。)

・決裁権は役職者ユーザーにそれぞれ金額別に設定できると同時に、主ルートの他に補のルートも複数構成できます。

インターネット購買システムWAO!の[承認依頼先詳細]画面
図は、インターネット購買システムWAO!の[承認依頼先詳細]画面です。

承認依頼先のユーザーIDのアンカーをクリックするとその承認者を起点とした承認ルートが下段に表示されます。


・調達担当は事業所内で1部門に集約することも、複数部門に分散設定することもできます。
・価格決定品の発注は要求部門決裁だけで行うことができます。(ダウングレードオプションDまたはEの場合はこの機能はありません。)



【2】合見積標準搭載により購入先選定根拠の明確化

・複数の取引先への合見積依頼が標準で簡単に行えますので、購入先選定根拠を常に明確化できます。

インターネット購買システムWAO!の[見積を依頼する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積を依頼する]画面です。

[依頼先の追加]ボタンをクリックすると下図の[見積依頼先を選択する]サブウィンドウが開いて、複数の見積依頼先を設定できます。

インターネット購買システムWAO!の[見積依頼先を選択する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積依頼先を選択する]画面です。

見積依頼先明細の[追加]列のチェックボックスにチェックして[追加]ボタンをクリックすると見積依頼先が購入要求申請画面に設定されます。


・見積条件も数量を3条件設定して各最低発注数量の価格回答を得られます。
・EDI未参加の取引先からの見積回答は回答比較画面で代理登録ができ、メールなどで入手した見積書ファイルを添付登録できます。




【3】過去伝票からの見積依頼入力でさらにカンタン

・過去の見積依頼伝票を元に新しい見積依頼や合見積依頼の作成が行えますので、類似購入品の入力内容はいっそう削減されます。

インターネット購買システムWAO!の[見積依頼を閲覧する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積依頼を閲覧する]画面です。

上部の[見積依頼]ボタンをクリックすると表示されている見積依頼伝票を複製して新規の見積依頼入力画面が表示されます。

・画面入力を簡素化するために承認依頼先や調達・受入担当部門などは予め既定値を選択登録しておくことができます。(見積依頼の場合は必須でない項目は既定が未設定の場合があります。)また、会計科目や品名なども選択式となっています。



【4】見積結果からの単価登録承認フロー

・購買システムWAO!は見積結果や合見積結果から発注申請すると同時に、平行してその見積結果の価格を単価登録申請することができます。
(ダウングレードオプションDまたはEの場合は見積結果からの発注申請はできません。単価登録のための見積機能だけとなります。)

・単価登録申請が決裁されて単価マスタに反映されると、その単価の有効期間内は繰り返し購入要求発注申請できます。(ダウングレードオプションDまたはEの場合は発注機能はありません。)

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を閲覧する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[単価登録する見積回答を選定する]画面です。

[選定]列と[最低発注数量]列のチェックボックスをチェックして単価登録する単価情報を複数条件選定できます。

・単価登録のための見積依頼・合見積依頼を調達担当者が独自に行うことができます。

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を閲覧する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[調達メニュー]画面です。

左上の[購入要求を見積依頼する]は購入要求申請を見積依頼しますが、その下の[見積を依頼する]は単価登録のために見積依頼を新規作成します。ダウングレードオプションDまたはEの場合は左上のメニューはありません。



【5】基幹システムとの連携も完全自動化可能

(ダウングレードオプションDまたはEの場合は以下の受入登録機能はありません。)

・発注システムWAO!と同じ自動更新システムによりWeb購買システムと発注元企業内の基幹システム・会計システムと情報を自動連動します。

・受入登録された購入情報は、受入データとして基幹システムへ反映することができます。

 
 

 
 

資料請求はお電話からのお申し込みも受け付けております。いますぐ無料回線でお電話をどうぞ。
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インターネット購買システムWAO! 機能詳細

 
 

【調達部門:見積機能】

・単価登録のための見積依頼・合見積依頼を購入要求からの見積とは別に調達担当者が独自に行うことができます。

インターネット購買システムWAO!の[見積を依頼する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積を依頼する]画面です。

[品名コード]欄の[検索]ボタンをクリックすると[購入品を検索する]サブウィンドウが開きます。

インターネット購買システムWAO!の[購入品を検索する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[購入品を検索する]画面です。


・最大10品目のまとめ見積依頼が行えます。(この場合の取引先指定は1社)

インターネット購買システムWAO!の[見積を依頼する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積を依頼する]画面です。

[品名追加]ボタンをクリックすると最大10品目まで品名情報明細を追加することができます。各明細の[品名削除]ボタンで削除されます。


・ダウングレードオプションDの場合、見積依頼に対して最大5つ電子ファイル添付が行えます。(ダウングレードオプションEの場合は添付ファイル機能がありません。)

インターネット購買システムWAO!の[見積を依頼する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積を依頼する]画面です。
[追加]ボタンをクリックすると[ファイルを開く]ダイアログが開いて添付するファイルを選択して設定できます。

・見積依頼で合見積された回答の結果を一画面で比較確認することができます。
・EDI未参加の取引先の回答も同一画面で比較できます。

インターネット購買システムWAO!の[単価登録する見積回答を確認する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[単価登録する見積回答を確認する]画面です。

EDI未参加の取引先の「回答情報」をクリックすると未回答の[見積回答情報を閲覧する]サブウィンドウが開きますので、そこで[代理回答入力]ボタンをクリックすると下図の[見積回答を代理作成する]画面になります。

・EDI未参加の取引先からのシステム外見積を登録できます。

インターネット購買システムWAO!の[見積回答を代理作成する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積回答を代理作成する]画面です。

メールなどで入手した見積書ファイルなどを登録することができます。


・見積結果の価格を単価登録申請して、上長の決裁により単価マスタへ反映することができます。
(ダウングレードオプションDまたはEの場合は発注機能はありません。)

インターネット購買システムWAO!の[単価を登録する(単価登録申請を決裁する)]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[単価を登録する(単価登録申請を決裁する)]画面です。

この画面で決裁されますと単価マスタに登録されます。


【要求部門機能】

(ダウングレードオプションDまたはEの場合は要求部門機能はありません。)


【部門共通機能】

・過去の購入情報を照会して誰が要求を申請して承認・決裁したのか詳細な状況を確認できます。
・申請中の購入要求の承認画面からも承認履歴を詳細に確認できます。

インターネット購買システムWAO!の[承認履歴を表示する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[承認履歴を表示する]画面です。

右上の[承認履歴詳細]ボタンをクリックすると下図の承認履歴の詳細を表示する画面になります。ダウングレードオプションDとEでは要求部門の購入要求機能と調達部門の発注申請機能はありませんので、上図の購入申請・発注申請の記録は発生しません。(下半分に単価登録申請の記録は表示されます。)


・差戻や再申請の全ての繰り返し操作が記録されます。

購買システムWAO!の[承認履歴を表示する(詳細)]画面
図は購買システムWAO!の[承認履歴を表示する(詳細)]画面です。

右上の[承認履歴へ]ボタンをクリックすると通常の承認履歴を表示する画面になります。

【受入部門】

(ダウングレードオプションDまたはEの場合は受入部門機能はありません。)


【システム管理】

・各種マスタは、画面登録以外にCSVデータによるファイル登録が行えます。(登録件数が多くなる傾向のマスタ)


【取引先機能】

・取引先は自社品名コードによる品名情報管理が行えます。品名画像イメージも管理できます。

インターネット購買システムWAO!の[自社品名コードを管理する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[自社品名コードを管理する]画面です。

CSVファイルによるメンテナンスの他、商品画像イメージファイルを一括アップロードすることができます。

・取引先は見積回答時に自社品名コードをサブウィンドウ選択してが回答が行えます。

インターネット購買システムWAO!の[見積回答を作成する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積回答を作成する]画面です。

[受注者品名コード]の[検索]ボタンをクリックすると、[自社品名を検索する]サブウィンドウが開きます。
インターネット購買システムWAO!の[自社品名を検索する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[自社品名を検索する]画面です。

・ダウングレードオプションDの場合、取引先は見積回答時に最大5つのファイル添付が行えます。

・帳票発行画面の検索条件でデータをCSV保存できます。

 
 

 
 

インターネット購買システムWAO! 改善イメージ詳細

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株式会社富士エフ・ピーのインターネット調達購買関連サービスは1998年のサービス開始以来、製造業の調達業務のプロフェッショナルから高いご評価をいただき、関東、関西、東海地方の大手上場企業様から多数のご採用をいただいております。
業界最大手の大企業でもご導入いただき、受注取引先としてご利用いただいているユーザ総数は20000社近くになります。調達担当者様の発注、単価確認、納期確認の日常業務を大幅に省力化し、単価低減や入荷管理の徹底といった付加価値につながる管理作業をご提供しています。

 
 
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