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インターネット購買システムWAO! ザルカラアミエ "Zal cara Amie" 「ザルカラアミエ」ってなんでしょう?つづりは"Zal cara Amie"で正しいでしょうか?いいえ、実はこれ日本語で「笊(ザル)から網へ」のことです。
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インターネット購買システムWAO!は企業の購買業務プロセスにある購入の要求申請・見積照会・発注決裁・納期確認・納品受入までを一気通貫に管理します。

WebEDI機能や購買・調達部門内の業務支援だけでなく、購入要求起票や納品受入といった要求部門の活動も支援します。
概要をまだご覧になっていない場合はまずこちらからどうぞ。

購買システムWAO!のシステムフロー図
図は、購買システムWAO!のシステムフロー図です。

要求担当者が見積依頼や購入要求を入力します。部門決裁されると購買担当者が受付、要見積検討の場合は合見積を取ります。要求部門で価格決定品が要求されている場合はそのまま発注決裁を仰ぎます。決裁されるとお取引先のメールアドレスに対してeメールを発信します。お取引先はeメールを受信して新しい取引の発生を知り、注文書や納品書を印刷し、納品します。受入担当者は納品を受入登録します。
システムフローの動画解説はこちらへ 動画4分42秒   閲覧にはWindows Media Player 9以上のプラグインが必要となります。


【請求の妥当性も実はよく見えないという経理の声】

「製品に使う原材料の購入なんかではなく、工場で使う備品や設備の消耗品なんかを
発注する際に使う承認システムで安くてよいものを探しています。」

「パンフレットやノベルティグッズなどの販促品などの購買管理を行うシステムはありますか。」

といったように、間接資材や備品・販促品などの経費で購入する物品の購入プロセスを
適切にコントロールしたいというニーズは強く存在します。


 
  電化製品メーカのT社では次のような問題がありました。

「間接資材の発注は製品の資材とは違って今でも紙で行っているだけど、

全体を把握するときに非常に不便なんだ。伝票毎に管理されていて一目で管理できないし、
あとでシステムに入力しないといけないしね。」

とお話されたのは、担当部署である購買課のN課長です。
N課長はお打合せのときに現状の問題点についてせきをきったように話しはじめました。

従来の紙の購入伝票による管理では一部購入決裁に不明な状況が発生しており部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありました。(本写真はイメージです。)
従来の紙の購入伝票による管理では一部購入決裁に不明な状況が発生しており部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありました。(本写真はイメージです。)


 
  N課長のお話を要約するとT社では間接資材の発注が煩雑な手作業手順で行われていて、
いくつかの問題が生じていました。

主な問題点は、次の4点でした。

1.購入依頼伝票を紙で回覧しているので伝達速度が遅い。

2.データ化される段階が非常に遅いので全体管理が難しい。

3.紙への起票とシステムへの入力と転記作業が発生する。

4.最後に情報が回ってくる経理からも
   「請求書が来るか入力がされるまではどのくらいの支払いが生じるか全くわからないし、
   請求の妥当性も実はよく見えない。
と懸念の声が出ている。

 
  【ASP利用で購買管理活動をすばやく立ち上げ】

そこで、導入を検討したのがASPのWeb購買システムです。

社内の購入申請承認ワークフローシステムと購入先である取引先に対して発注を行うWebEDIシステムとを組み合わせたASP (アプリケーションサービス)でした。

このサービスを導入する事により申請業務のスピードアップと牽制強化、発注業務に掛かる業務時間の低減などの効果をあげました。

工場の設備や備品の発注は、生産資材関連の発注とは異なりシステム化が遅れていることが多く、購買管理なども行いづらい環境が残っているようです。(本写真はイメージです。)
工場の設備や備品の発注は、生産資材関連の発注とは異なり
システム化が遅れていることが多く、購買管理なども行いづらい
環境が残っているようです。(本写真はイメージです。)


 
 

購入依頼者が申請内容を紙に書くのではなく最初からWeb購買システムに入力する事により、
申請から支払処理までのプロセスが転記レスで進むようになりました。

承認過程も承認登録ボタンをクリックするだけで、
すぐに次の担当や取引先へ依頼がまわるようになったので、注文書発行までの時間が
大きく短縮されました。

さらに購入申請や発注、納品、支払などの各過程で案件の 一覧が確認できるようになり
購入部署、購買課、経理課と案件の管理が非常に行いやすくなりました。
現在は一目で状況が把握できるようになっています。

【まとめ】

従来の紙の購入伝票による管理では一部購入決裁に不明な状況が発生しており
部門責任者も購入内容をすべて把握していないという好ましくない状況がありましたが、
この点は改められ部門内の購入金額の管理を強めることができました。

購買課では接資材に関する負荷がなくなり、より製品の原材料の調達の活動に集中できるようになりました。

経理部の方も請求金額の妥当性について判定できないという状況はなくなりつつあります。
発注決裁時点で発生しうる請求金額とその内容
(どんなものを誰の決裁でいつどこから購入したか)も照会できるようになったのです。

この点は、万が一の不正防止という点でも効果を期待されています。



 

 
 

インターネットWeb購買システムWAO! 4つの効果

 
  【1】購入過程の可視化により内部統制を強化

社内の購入承認過程やお取引先との見積・発注・受入業務の可視化が図れ、購買業務の内部統制の強化に役立ちます。

【2】合見積常態化により購入先選定根拠明確化

複数の取引先への合見積をいつも容易に行えますので、購入先選定根拠を常に明確化できます。

【3】購買情報データベース化により購入費を低減

購買情報をデータベース化することにより購入情報を全社的に共有化でき、購入費のコストダウンに役立ちます。

【4】購入活動の電子化により業務コストを低減

購入伝票や購買書類を電子化することにより、購入要求から発注受入、文書保管管理に掛かる労務コストを低減します。

 

インターネット購買システムWAO!の請求機能オプションの改善イメージはこちらへ インターネット購買システムWAO!の2次取引先機能オプションの改善イメージはこちらへ インターネット購買システムWAO!の企業調査表機能オプションの改善イメージはこちらへ
 

インターネットWeb購買システムWAO! 無料トライアルサービス詳細

 
  インターネット購買システムWAO!90日間無料トライアルサービス詳細
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トライアルサービスはお電話からのお申し込みも受け付けております。いますぐ無料回線でお電話をどうぞ。
通話料無料 フリーアクセス 0120−939−431(受付時間:平日9:00〜17:30)
 
 

インターネットWeb購買システムWAO! 5つの特徴

 
  【1】柔軟な承認フロー・要求と調達の担当権限分離

・承認フローは要求部門内で最大10段階、調達機能の発注申請でも最大10段階の承認フローが構成できます。
・決裁権は役職者ユーザーにそれぞれ金額別に設定できると同時に、主ルートの他に補のルートも複数構成できます。

インターネット購買システムWAO!の[承認依頼先詳細]画面
図は、インターネット購買システムWAO!の[承認依頼先詳細]画面です。

承認依頼先のユーザーIDのアンカーをクリックするとその承認者を起点とした承認ルートが下段に表示されます。


・調達担当は事業所内で1部門に集約することも、複数部門に分散設定することもできます。
・価格決定品の発注は要求部門決裁だけで行うことができます。


Web購買システムWAO!ではすべての要求部門の購入要求をある事業所(たとえば本社)の購買・調達部門に集約することもできますし、各事業所内にそれぞれ購買・調達部門がある場合もそのままとして運用することもできます。
既存の部門組織に購買部門機能をどうふるかということと購買担当者・承認者権限の付与の仕方次第となります。究極の構成は要求担当者と購買担当者を各個人で兼任することもできます。ただし、必ず別の承認者が間に介在させることにはなります。重要なのはオペレーションの集約ではなく、データや情報を集約して細かい網の目をはることです。


【2】合見積標準搭載により購入先選定根拠の明確化

・複数の取引先への合見積依頼が標準で簡単に行えますので、購入先選定根拠を常に明確化できます。

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面です。

[依頼先の追加]ボタンをクリックすると下図の[見積依頼先を選択する]サブウィンドウが開いて、複数の見積依頼先を設定できます。

インターネット購買システムWAO!の[見積依頼先を選択する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積依頼先を選択する]画面です。

見積依頼先明細の[追加]列のチェックボックスにチェックして[追加]ボタンをクリックすると見積依頼先が購入要求申請画面に設定されます。


・見積条件も数量を3条件設定して各最低発注数量の価格回答を得られます。
・EDI未参加の取引先からの見積回答は回答比較画面で代理登録ができ、メールなどで入手した見積書ファイルを添付登録できます。


Web購買システムWAO!では、インターネットのできない取引先(非EDI)の分については、発注者側で代理の回答 登録が行えるようになっています。5社の取引先に依頼して1社でけ非EDIがあったとしても比較画面で代理登録ができますので他のEDI取引先と同じように回答を比較・管理することができます。見積書・注文書・納品書はEDI取引先の分は控えとして、非EDI取引先の分は発行書面として調達担当者機能で印刷できるようになっています。


【3】過去伝票からの購入要求入力でさらにカンタン

・過去の購入伝票を元に新しい購入要求の作成が行えますので、類似購入品の入力内容はいっそう削減されます。

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を閲覧する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[購入要求を閲覧する]画面です。

上部の[購入要求申請]ボタンをクリックすると表示されている購入申請伝票を複製して新規の購入要求申請入力画面が表示されます。

・画面入力を簡素化するために承認依頼先や調達・受入担当部門などは予め既定値を選択登録しておくことができます。また、会計科目や品名なども選択式となっています。



【4】見積結果からの単価登録承認フロー

・Web購買システムWAO!は見積結果から発注申請すると同時に、平行してその見積結果の価格を単価登録申請することができます。

・単価登録申請が決裁されて単価マスタに反映されると、その単価の有効期間内は繰り返し購入要求発注申請できます。

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を閲覧する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[単価登録する見積回答を選定する]画面です。

[選定]列と[最低発注数量]列のチェックボックスをチェックして単価登録する単価情報を複数条件選定できます。

・単価登録のための見積依頼を調達担当者が独自に行うこともできます。

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を閲覧する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[調達メニュー]画面です。

左上の[購入要求を見積依頼する]は購入要求申請を見積依頼しますが、その下の[見積を依頼する]は単価登録のために見積依頼を新規作成します。



【5】基幹システムとの連携も完全自動化可能

・発注システムWAO!と同じ自動更新システムによりWeb購買システムと発注元企業内の基幹システム・会計システムと情報を自動連動します。

・受入登録された購入情報は、受入データとして基幹システムへ反映することができます。

Web購買システムWAO!では自動更新パソコンに受信開始コマンドテキストファイルを送信すると、自動更新パソコン上で稼動するWeb購買システムWAO!自動更新サブシステム(プログラム)がブラウザを自動制御してWeb購買システムWAO!のASPサーバに自動接続し、受入データなどをASPサーバのデータベースから照会し、テキストファイルとして自動更新パソコンに自動ダウンロードしますので、それを基幹システム側のファイル転送アプリケーションが受信します。完全自動化されるため人的工数はまったくかからなくなります。

 
 

 
 

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インターネット購買システムWAO! ASPサービス価格情報

 
  ASPサービス価格情報
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インターネットWeb購買システムWAO! 機能詳細

 
 

【要求部門機能】

・購入要求の費用負担部門は実際の購入要求ユーザーが帰属する部門以外に事業所内の代理担当部門を設定して、申請時に負担部門を変更することができます。

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面です。

[要求部門名]欄の[検索]ボタンをクリックすると負担部門となる要求部門を変更設定できます。既定は要求担当者の部門が設定されています。


・購入要求の購入品は検索サブウィンドウで商品イメージを見ながら選択することができます。

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面です。

[品名コード]欄の[検索]ボタンをクリックすると[購入品を検索する]サブウィンドウが開きます。

インターネット購買システムWAO!の[購入品を検索する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[購入品を検索する]画面です。

・購入要求に対して最大10品目のまとめ購入依頼が行えます。
・発注が決裁されると単品の注文情報となります。
・変更と取消は単品の注文に対して行います。

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面です。

[品名追加]ボタンをクリックすると最大10品目まで品名情報明細を追加することができます。各明細の[品名削除]ボタンで削除されます。


・購入要求に対して最大5つ電子ファイル添付が行えます。(複品まとめ発注時除く)

インターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[購入要求を申請する]画面です。
[追加]ボタンをクリックすると[ファイルを開く]ダイアログが開いて添付するファイルを選択して設定できます。


【部門共通機能】

・過去の購入情報を照会して誰が要求を申請して承認・決裁したのか詳細な状況を確認できます。
・申請中の購入要求の承認画面からも承認履歴を詳細に確認できます。

インターネット購買システムWAO!の[承認履歴を表示する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[承認履歴を表示する]画面です。

右上の[承認履歴詳細]ボタンをクリックすると下図の承認履歴の詳細を表示する画面になります。


・差戻や再申請の全ての繰り返し操作が記録されます。

購買システムWAO!の[承認履歴を表示する(詳細)]画面
図は購買システムWAO!の[承認履歴を表示する(詳細)]画面です。

右上の[承認履歴へ]ボタンをクリックすると通常の承認履歴を表示する画面になります。

【調達部門:見積機能】

・見積依頼で合見積された回答の結果を一画面で比較確認することができます。
・EDI未参加の取引先の回答も同一画面で比較できます。

インターネット購買システムWAO!の[見積回答を確認する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積回答を確認する]画面です。

EDI未参加の取引先の「回答情報」をクリックすると未回答の[見積回答情報を閲覧する]サブウィンドウが開きますので、そこで[代理回答入力]ボタンをクリックすると下図の[見積回答を代理作成する]画面になります。

・EDI未参加の取引先からのシステム外見積を登録できます。

インターネット購買システムWAO!の[見積回答を代理作成する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積回答を代理作成する]画面です。

メールなどで入手した見積書ファイルなどを登録することができます。


・見積結果からの発注申請と平行して、見積結果の価格を単価登録申請して、上長の決裁により単価マスタへ反映することができます。

・登録後、見積の有効期間内は有効価格品として要求部門で購入発注申請できます。

インターネット購買システムWAO!の[単価を登録する(単価登録申請を決裁する)]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[単価を登録する(単価登録申請を決裁する)]画面です。

この画面で決裁されますと単価マスタに登録されます。有効単価品として購入要求申請画面から選択できるようになります。

・単価登録のための見積依頼を購入要求からの見積とは別に調達担当者が独自に行うこともできます。


【調達部門:注文機能】

・購入要求の見積選定結果からそのまま発注申請を行うことができます。
・有効単価品の購入要求の場合で、調達部門決裁後の発注が設定された場合は要求部門決裁後に発注申請を行います。
(有効単価品は要求部門決裁で発注として発注申請を介さないようにすることもできます。)

インターネット購買システムWAO!の[発注を申請する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[発注を申請する]画面です。

見積選定結果から進行している場合の画面です。[再選定]ボタンをクリックすると見積回答選定に戻すことができます。

・発注時に別途納期の確認依頼が行えます。

インターネット購買システムWAO!の[発注を申請する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[発注を申請する]画面です。

右側の[納期確認]欄の[確認する]チェックボックスをチェックすると発注時に納期回答を依頼することができます。

【受入部門】

・要求部門や調達部門以外でも受入先部門・受入担当を設定でき登録できます。

・分納を登録でき、その場合は取引先に未納入数分の納品書が発行できます。

・受入登録された購入情報は、受入データとして基幹システムへ反映することができます。
(自動受信PCを中継)

・受入登録の進捗状況を一覧で確認することができます。


【システム管理】

・各種マスタは、画面登録以外にCSVデータによるファイル登録が行えます。(登録件数が多くなる傾向のマスタ)


【取引先機能】

・取引先は自社品名コードによる品名情報管理が行えます。品名画像イメージも管理できます。

インターネット購買システムWAO!の[自社品名コードを管理する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[自社品名コードを管理する]画面です。

CSVファイルによるメンテナンスの他、商品画像イメージファイルを一括アップロードすることができます。

・取引先は見積回答時に自社品名コードをサブウィンドウ選択してが回答が行えます。

インターネット購買システムWAO!の[見積回答を作成する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[見積回答を作成する]画面です。

[受注者品名コード]の[検索]ボタンをクリックすると、[自社品名を検索する]サブウィンドウが開きます。
インターネット購買システムWAO!の[自社品名を検索する]画面
図はインターネット購買システムWAO!の[自社品名を検索する]画面です。

・取引先は見積回答時に最大5つのファイル添付が行えます。

・帳票発行画面の検索条件でデータをCSV保存できます。

・取引先毎に追加ユーザーの登録が行えます。(オプション)

・買掛明細情報を閲覧し、請求情報を確認して発注者側で請求書を発行することができます。
(オプション)

・2次手配先に専用サイトから直接納期回答・納品書出力を行ってもらい発注元納入先へ直納できます。(オプション)

・企業調査表機能により取引先企業情報の取得・閲覧管理が行え、架空取引先の登録を防止します。(オプション)

 
 

 
 

インターネットWeb購買システムWAO! 改善イメージ詳細

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インターネットWeb購買システムWAO! 動作環境

 
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インターネットWeb購買システムWAO! よくあるご質問

 
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富士エフ・ピーの実績 業界最大手の大企業含む60社が発注サービスを採用 20000社の取引先が利用

株式会社富士エフ・ピーのインターネット調達購買関連サービスは1998年のサービス開始以来、製造業の調達業務のプロフェッショナルから高いご評価をいただき、関東、関西、東海地方の大手上場企業様から多数のご採用をいただいております。
業界最大手の大企業でもご導入いただき、受注取引先としてご利用いただいているユーザ総数は20000社近くになります。調達担当者様の発注、単価確認、納期確認の日常業務を大幅に省力化し、単価低減や入荷管理の徹底といった付加価値につながる管理作業をご提供しています。

 
 
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